مباحث بودجه ریزی در ایران

نگاهی نو به بودجه ریزی یا فرا بودجه ریزی

« نگاهی نو به بودجه ریزی » 

فرا بودجه ریزی 

در سال 1990 ، رابین فریزر و جرمی هوپ با یک نتیجه حسی مشترک دریافتند، عدم رضایت در کسب و کارها، به دلیل تقابل با روش مدیریت سنتی است كه رشدی فزاینده دارد . اساس این موضوع ، متاثر از بودجه ریزی سنتی در غالب فرهنگ حاکم بود که در مسیر حرکت موفق مدیریت ، تبعات منفی بهمراه داشت.

در همین سال ، رابین فریزر و جرمی هوپ با حضور در همایش تخصصی برنامه بودجه ریزی پیشرفته که "سازمان تحقیقات بین المللی " برپا كرده بود، در بخش كارگاه تخصصی، ایده "فرابودجه ریزی " را ارائه كردند . 

نظام بودجه ریزی صحیح ، باید رفتار مدیران و کارکنان را تحت تاثیر قرار دهد. نگاه صحیح به بودجه ریزی ، پیوند میان مدیران و کارکنان با نظام مدیریت را برقرار می نماید و آن را ارتقا خواهد داد. 

اگر تمرکز الگوی مدیریت نوین بر سازمانها در قرن بیست و یکم بر عملکرد استراتژیک ، ایجاد ارزش افزوده اقتصادی و مدیریت دانش باشد ، این امر بسیار حساس و سرنوشت ساز است که الگوی مزبور بر آمده و مبتنی بر اعتماد میان مدیران، کارکنان ، مشتریان و همکاران باشد. اما این اعتماد می تواند سازمانها را با مشکلات کوتاه مدت مواجه می كنند و در نهایت می تواند کل فرایند بودجه ریزی را مختل نماید. 

سازمانها بطور عمومی ، عادت و گرایش به کوچکتر شدن دارند اما اغلب كسب و كارها به نوعی با شركتهای چند ملیتی و فراملیتی پیوند خورده اند، در این شرایط اكثر سازمانها رویکرد و نگاه خود را بر اعداد و ارقام بودجه ، به جای روابط مستقیم متمرکز ساخته اند ، که البته اجرای آن بنابر اندازه سازمان و تعداد پرسنل،بسیار مشكل به نظرمی رسد .

مدیران بر این موضوع واقفند که با پیروی از برنامه و ملاحظه اهداف مالی سالانه سنتی ، بقا و حضور آنها در سازمان بیشتر خواهد شد . اما اندیشه طراحان "فرابودجه ریزی" طراحی الگویی جایگزین برای مدیریت بود تا این امکان را فراهم آورد که حتی سازمانهای بزرگ امروز با استفاده از همه توانمندیهای بالقوه خود، در جهت تدوین نظام فرابودجه ریزی گام بردارند. 

بر این اساس، ابتدا نیاز به الگویی نوین برای تدوین مدیریت فرابودجه ریزی در سطح كلان می باشد تا مدیران ضمن انتخاب ، فرایندهای صحیح را با فراز و فرودهایی ، سازگار نمایند و در نهایت به عنوان ابزاری پشتیبان، برای تصمیمات مدیران باشد. 

در مقایسه روش فرابودجه ریزی با الگوی بودجه ریزی سنتی ، دو تفاوت و اختلاف بنیادی مشاهده می شود : 

1. روش فرابودجه ریزی ، روشی انطباقی در مدیریت است . در حالیكه در بودجه بندی سنتی برنامه های ثابت سالانه مالی ، برای مدیران در اجرای برنامه های از پیش تعیین شده، اجبار ایجاد می كند. 

2. الگوی فرا بودجه ریز ی ، امکان مدیریت غیر متمرکز را فراهم می کند . در مقابل در روش سنتی ، تمركز بر سلسله مراتب است. 

تاثیر بکارگیری روش فرابودجه ریزی این است که فرایند اجرایی مبتنی بر تعهد ، رشد و پیشرفت را فراهم می آورد. فرض بر این است که مدیران ، متعهد به انجام و تحقق هدفی ثابت و بدون تغییر نیستند. 

در این روش سعی بر آن است کارکنان با هدف ترقی و پیشرفت ، از دانش و قوه تشخیص خود برای سازگاری و انطباق شرایط با تغییرات بهره جویند . 

تحقق این امر در سایه اعتماد متقابل است . اما اجرای این طرح ، جایگزین ساده ای در برنامه های ثابت نیست . نتیجه مدیریت منعطف ، شامل اصولی همچون در نظر گرفتن اهداف آرمانی ، کاهش ریسکهای بدون برنامه ، بکارگیری استراتژیهای صحیح و دستیابی به پاسخهای سریع ، کاهش ضایعات ، ارتقاء سطح کیفی، ارائه خدمات به مشتریان و تمرکز ویژه بر یادگیری و رفتار حرفه ای است . 

تفویض تصمیم گیری و واگذاری مسئولیت یکی از کارکردهای کلیدی در مقوله بودجه ریزی است . معمولا این

واگذاری در محدوده پیروی و نظارت اتفاق می افتد . این قضیه متفاوت از روش فرابودجه ریزی در برخی سازمانها مانند هندلزبنک برای انتقال قدرت از مرکز به مدیران اجرایی وتیم های زیر نظرشان است . واگذاری مسئولیت به منزله استفاده از داوری و ابتکار عمل آنها در نتیجه گیری بدون تقید و تحمیل توافق یا برنامه ای خاص و از پیش تعیین شده است . بنابراین تفویض اختیار و مسئولیت بمنزله توان افزایی و تشویق تصمیمات داخلی است . 

ماحصل و نتیجه این گونه مدیریت ، عملکرد عالی راهبری در امور رقابتی موفق ، راهبری آزادانه برای ایجاد نوآوری ، تیم محوری با تمرکز بر ارزش آفرینی و کاهش ضایعات ، توجه به رضایتمندی مشتریان وسرانجام ایجاد فرهنگ بنیادی برای تحقق رفتارحرفه ای است . 

وجه تمایز روش فرا بودجه ریزی با دیگر الگوها ، ارائه الگویی جامع است که نگاهی صرف به محدوده ای خاص نداشته و ابزاری برای تفحص در سایر حوزه ها نیست.، بلکه این روش بدنبال تجهیز و تامین همه بخشها در الگوهای مدیریتی در شرایط منسجم و یکپارچه همراه با اطمینان بخشی است .

شاید به نظر پیشنهادی غیرعادی باشد، اگر ادعا شود صلاح بنگاههای كسب و كار در آن است كه بودجه ریزی سنتی كنار بگذارند. 

الگوی فرابودجه ریزی بعنوان جایگزین انطباقی و منعطف در تفویض اختیار و مسئولیت در این عرصه وارد شد. در واقع این الگو به جای الگوی متداول بودجه ریزی با انعطاف بیشتر و شرایط جایگزنی مناسب برای واگذاری و تفویض مسئولیتها ارائه می شود. 

الگوی فرابودجه ریزی تنها یک فرایند نیست ، فرابودجه ریزی یک الگوی مدیریتی مبتنی بر دو بخش فرآیندی و تفویض اختیارات به شرح ذیل است: 

اصول شش گانه مدیریت با فرایندهای انطباقی و منعطف عبارتند از : 

1) اهداف مبتنی بر بزرگ نمایی توان بالقوه و پتانسیل موجود 
2) ارزیابی پایه و در نظر گرفتن پاداش در مقابل پیشرفت نسبی همراه با بازنگری 
3) ارائه طرح عملیاتی برای فرایندهای پیوسته و حساب شده 
4) ایجاد منابع مورد نیاز و در دسترس 
5) ایجاد هماهنگی میان عملیات شرکتی بر حسب تقاضای رایج مشتریان 
6) کنترل و نظارت اساسی بر حاکمیت اثربخش و دامنه هایی از شاخصهای عملکرد نسبی
 

اصول شش گانه تفویض اختیار در نظام فرابودجه ریزی عبارتند از : 

1) فراهم آوردن چارچوب حاکمیتی براساس اصول و مرزهای شفاف 
2) ارائه عملکرد عالی و متناسب. 
3) تصمیم گیری آزاد داخلی برای کارکنان ، منطبق با اصول و اهداف سازمانی 
4) انتصاب مسئولیتها برای ارزش آفرینی 
5) تربیت افراد پاسخگو در مقابل مشتریان 
6) پشتیبانی از نظامهای حرفه ای 


توانائیهای الگوی فرا بودجه ریزی : 

 پاسخگویی سریع : تسهیل و تسریع در عملکرد اجرایی شرکتها، از مزایای این الگوی مدیریتی می باشد. کار اجرایی در شبکه های منعطف ، مدیران را قادر به پاسخگویی سریع نسبت به برآورده ساختن نیازها از طریق فرآیندهای بازآفرینی می کند. 

 تدوین استراتژیهای خلاقانه : در شرکتهایی که از این الگو بهره جسته اند ، کارکنان در محیطی باز و ملزم به پاسخگویی نسبت به عملكرد خود هستند. 

 کاهش هزینه ها : صرفا با نگاهی بر فرآیندهای اجراییv در روابط میان تامین کنندگان و مشتریان ، مدیران مجبور به برآورده ساختن نیاز آنها با در نظر گرفتن کیفیت مطلوب و كاهش هزینه هستند، درچنین شرایطی تنها با كنار گذاردن ذهنیت بودجه ریزی سنتی می توان مدیران را به چالش انگیزی در مورد هزینه های ثابت و کاهش هزینه ها، تشویق و ترغیب نمود. شرکتهایی که از الگوی فرابودجه ریزی استفاده نموده اند از هزینه های کمتری برخوردارند. این امر تنها به دلیل رفع نیاز مشتریان نیست بلکه شرکتها از طریق پیاده سازی این الگو تولیدات ، فرآیندها ، پروژه ها و ساختارها را به نحوی راهبردی و استراتژیک تنظیم می کنند . 

 مشتریان وفادار : در شرکتهایی که از این الگو بهره جسته اند ، نیازهای ارزشی مشتریان مبنای استراتژیهای اجرایی این شرکتها قرار دارد. تسریع در پاسخگویی به نیاز مشتریان از اهمیت فراوانی برخوردار است . بنابراین کارکنان خط مقدم بایستی دارای قدرت تصمیم گیری سریعی باشند. 

                                                          نویسنده: دكتر مسعود حجاریان-کیوان پو
مدل سیستم نظارتی چند سطحی 

توازن آفرینی و تمرکز دقیق بر عوامل موفقیت اجرایی و استراتژیک 

" مدل مدیریت اجرایی در نظام سازمان پویا و منطبق بر تصمیم گیریهای منعطف

+ نوشته شده در  دوشنبه هفتم اردیبهشت 1388ساعت 0:14  توسط   |