همواره سازمانها و موسسات و شرکتها تمایل به بهبود در بهره وری سازمان در بخشهای مختلف داشته و دارند. سیستم های اتوماسیون اداری با استفاده از :
کنترل گردش الکترونیکی کلیه مکاتبات داخل سازمانی 
امکان جستجو در مجموعه اطلاعات مربوط به مکاتبات 
حذف فیزیکی کاغذ و بایگانی 
دسترسی سریع به اطلاعات و در نتیجه سرعت در پاسخگویی به مراجعان 
کنترل بر عملکرد کاربران و سرعت در پیگیری و رفع مشکلات 
...
ابزاری قدرتمند جهت افزایش بهره وری و مدیریت بهتر را در اختیار مدیران سازمانها قرار می دهد.

استفاده مناسب و بجا از سیستم های اتوماسیون اداری مزایای زیادی به همراه خواهد داشت مانند :

حذف عملیات بایگانی ، دسترسی به نامه های کاغذی و استفاده بهینه از فضاهای مربوط به بایگانی 
امکان صدور گزارشها و نمودارهای آماری و کاربردی جهت بررسی وضعیت مکاتبات 
امکان کنترل و پیگیری نامه های ارجاع داده شده به هر فرد توسط خودش و عدم نیاز به گردش دستی نامه در سازمان و کاهش کار افراد ثبت کننده نامه ها 
امکان ارائه اطلاعات به ارباب رجوع نسبت به وضعیت هر نامه در هربخش 
استفاده از سرویسهای رایانه ای جهت یادآوری زمان اقدام به نامه ها و جلوگیری از تاخیر 
امکان کنترل وضعیت گردش یک نامه و موقعیت فعلی آن از هرنقطه 
بالا بردن سرعت گردش مکاتبات 
شناسایی گلوگاه های سازمانی 
نگهداری اطلاعات بصورت الکترونیکی 
به وجود آمدن روش های مناسب اداری - سازمانی از طریق دوباره نگری به روشهای کاری 
تسهیل در ثبت و گردش مکاتبات در صورت بالا بودن حجم مکاتبات 
...
سیستم اتوماسیون اداری کارا یک سیستم جامع و یکپارچه نرم افزاری برای مدیریت گردش اطلاعات و مکاتبات اداری و سازمانی است. یک ابزار نرم افزاری قوی، سریع و دقیق برای ورود ، بازیابی ، جستجو، مشاهده، ویرایش، گزارش گیری و گردش مجموعه اطلاعات سازمانی - اداری در بین تمام کارکنان و مدیران سازان متناسب با ساختار آن است.گردش اطلاعات سازمانی - اداری می تواند شامل انواع مکاتبات، نامه های وارده، نامه های صادره و داخلی و یا انواع دستورات، گزارش ها، یادداشت ها، پیغام ها، مستندات، گزارشات فنی و یا نمابرها و به طور کلی تمام اطلاعات الکترونیکی و غیر الکترونیکی باشد.

بخشهای اصلی سیستم :

کارتابل : وظیفه گردش انواع اطلاعات اداری و سازمانی مانند گردش نامه ها، دستورات ، گزارش ها، پیغام ها، یادداشت ها و انواع فرم های اطلاعاتی الکترونیکی و غیر الکترونیکی را بر عهده دارد.

نامه : یک دبیرخانه و بایگانی الکترونیکی است که ثبت و حفظ اطلاعات انواع نامه ها، پیوست ها و محل فیزیکی نگهداری این نامه ها را در قالب یک ساختار درختی دارد.

ارتباطات : مسوول ورود دقیق اطلاعات فرستنده ها و گیرنده های مرتبط با سازمان است.

تقویم : یک سررسید و تقویم الکترونیکی برای ساماندهی وظایف و قرارهای سازمانی و یادآوری آسان کارها است.

تماسها : برای ثبت هر ارتباط و تماس داخل و خارج سازمان

امکانات عمومی سیستم :

پارامتریک بودن سیستم : به طوری که پیکربندی و استفاده از قسمتهای مختلف سیستم را آسان، قابل تنظیم و منطبق با سازمان و کاربران می کند 
رابط کاربر بسیار آسان و همه فهم به طوری که آموزش سیستم تنها در چند ساعت میسر است. 
دسته بندی اطلاعات : دسته بندی و مرتب کردن اطلاعات و مشاهده آن ها بر اساس تمام فیلدهای اطلاعاتی نمایش داده شده مانند تاریخ و زمان ارسال، فرستنده، موضوع و .... 
فیلتر : فیلتر کردن اطلاعات و نمایش آن بر اساس نیازهای سازمانی 
نمایش انعطاف پذیر : انتخاب نمایش ستون های اطلاعات، ترتیب محل نمایش و تغییر عنوان های آن توسط هر کاربر متناسب با نیاز و سلیقه

امکانات اداری - سازمانی :

ایجاد کارتابل الکترونیکی برای کارکنان 
ثبت الکترونیکی نامه 
ثبت اطلاعات ریز فرستنده ها و گیرنده ها 
بایگانی نامه ها در قالب ساختار درختی 
امکان جستجوی سریع مکاتبات و مستندات حتی در متن و موضوع آن ها 
امکان جستجوی قوی و دقیق در تمام فیلدهای اطلاعاتی مکاتبات ، مستندات ، سوابق نامه و حتی جستجو در مشخصات ریز وارد شده 
امکان ذخیره کردن نتایج جستجو و اطلاعات کاری و استفاده مستمر از آن 
قابلیت ضمیمه کردن اصل نامه پویش شده ، دورنگارهای دریافت شده الکترونیکی، فایلهای Microsoft Word, Microsoft Excel و دیگر محصولات Microsoft Office ، مستندات فنی و یا نقشه ها، پیوستهای پویش شده و یا الکترونییک موجود در انواع فرمت های دیگر مانند متن، عکس، موزیک، فیلم و ... 
گردش اصل نامه پویش شده همراه نامه 
گزارش ساز پویا که امکان ساخت ، ویرایش و ذخیره گزارشهای متنوع از مستندات، مکاتبات و گردش آن ها را به تفکیک تمام مشخصه های اطلاعاتی فراهم می نماید. 
نمایش اطلاعات در قالب نمودارهای مختلف و به صورت پویا 
امکان انجام عملیات مختلف مانند هامش روی نامه الکترونیکی، به صورت معمولی و یا با استفاده از قلم نوری 
ساماندهی دفتر اندیکاتورهای مختلف 
بایگانی موقت نامه ها در یک ساختار درختی 
بایگانی دائمی نامه ها هر موقع که نیاز باشد 
امکان ارسال و گردش مکاتبات و مستندات و رونوشت های آن به صورت موازی برای کاربران مختلف 
امکان ثبت گردش مکاتبات 
ردگیری و پی گیری 
تعریف حقوق دسترسی و امنیتی استفاده از قسمت های مختلف سیستم برای هر کاربر 
گردش مستندات، مکاتبات، گزارش ها و ... بدون نیاز به گردش کاغذ 
ارجاع نامه، ارسال رونوشت و رونوشت مخفی (CC, BCC) 
پیکربندی ظاهری کارتابل متناسب با خواست هر کاربر 
امکان مشاهده نامه ها، پیغام ها، گزارشها ، دستورها و تمام اطلاعات دریافت شده و ارسالی در پوشه های جداگانه 
امکان ارتباط از راه دور از طریق خطوط تلفن و یا اینترنت